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VonAdmin

Outlook Mails organisieren – Teil 2

Heute möchte ich euch zeigen wie ihr Regeln erstellen könnt, wenn sich die Mailadresse des Absenders immer wieder ändert, es aber den Anschein hat als wenn es immer die Gleiche Mailadresse wäre. Dann funktionieren die normalen Regeln einfach nicht. 

Los gehts

Öffne die Mail die du verschoben haben willst und kopiere dir die Mailadresse ganz rechts raus und merke sie dir.

Mailadresse kopieren

Schliesse die Mail. Markiere die Nachricht, die du ab jetzt automatisch verschoben haben willst, mit einem Mausklick. 

Dann gehst du oben auf Regeln –> Regel erstellen

Outloog Regel erstellen

Hier wählst du nun „Erweiterte Optionen…“ aus. Alles andere kannst du ignorieren. Damit bekommst du mehr Möglichkeiten für die Filtereinstellungen.

Regel erstellen erweitert

1. Schritt – Hier suchst du nun den Punkt „mit bestimmten Wörtern im Nachrichtenkopf“ und markiert ihn mit einem Häckchen.

Regel-Assistent

2. Schritt
Klick im unteren Teil auf „bestimmten Wörtern“ im Text. Es öffnet sich eine neue Dialogbox. Kopiere hier nun die Mailadresse rein die du ganz am Anfang kopiert hast und lösche alles unnötige bis nur noch die Mailadresse drinsteht 

Regel-Assistent Mail kopieren

dann klicke auf „Hinzufügen“ und anschliessend auf ok.

Regel-Assistent Mail hinzufügen

Jetzt sollte es so aussehen

Mailadresse hinzugefügt

Du kannst nun auf „Weiter >“  klicken.

Jetzt wird die Filterregel definiert wohin das Mail verschoben werden soll. Klicke dazu auf den ersten Eintag und markiere ihn mit einem Klick.

Regel-Assistent in Ordner

in Schritt 2 klickst du auf den blauen „Zielordner“ und wählst hier den Ordner aus wohin die Mail verschoben werden soll.

neuer ordner newsletter

Wenn das Ganz nun so aussieht, kannst du auf „Weiter >“ klicken.

Regel-Assistent mail verschieben ordner

Hier kannst du noch auswählen ob die Regel auch auf Nachrichten, die jetzt im Postfach sind, angewendet werden soll oder nur aktiviert werden. Dann werden nur neue Mails, die der Regel entsprechen verschoben. 

Regel-Assistent fertig

Mit fertig stellen beendest du den Assistent.

Fertig

 

 

 

 

 

 

VonAdmin

Outlook Mails organisieren

Wie organisiere ich meine Mails?

Das bin ich gestern gefragt worden. Ich musste nicht lang überlegen –> Filterregeln.

Ich nehme an, dass die meisten von Euch mit Outlook arbeiten. Hier kann man wunderbar mit Unterordnern und Filtern arbeiten und so seine Mails aufräumen lassen. Nie wieder Chaos im Postfach. Wenn es nur so einfach wäre.

Bei einem POP3 Postfach ist das kein Problem, hier funktioniert das einwandfrei und automatisch wenn eine Mail in den Posteingang kommt.

Bei einem IMAP Postfach funktioniert das im Outlook zwar auch, man muss die Ausführung der Regeln aber immer wieder von Hand auslösen. Zumindest bei meiner Version von Outlook.

Wie richte ich Unterorder ein?

Wählen den Posteingang wo du den neuen Ordner erstellen willst.

Posteingang –> rechte Maustaste –> Neuer Ordner

outlook neuen ordner erstellen

 

 

 

 

 

Es erscheint ein neues Feld. Hier gibst du den Namen des Ordners an, wo die Mail in Zukunft hin sortiert werden sollen. Wir nehmen mal „Newsletter“. Mit Enter/Return abschliessen.

outlook neuer ordner newsletter

 

 

 

Jetzt siehst du im Posteingang den neuen Ordner „Newsletter“

neuer ordner newsletter

 

 

 

 

Wie erstelle ich Filterregeln?

Die einfache Variante. Markiere die Nachricht, die du ab jetzt automatisch verschoben haben willst, mit einem Mausklick. Ich nehme hier den Newsletter von Pinterest.

Dann gehst du oben auf Regeln –> Nachrichten von Pinterest immer verschieben.

outlook filter erstellen

Wähle in dem neuen Fenster den Ordner „Newsletter“ aus. Achte darauf, dass du das richtige Postfach nimmst. Er zeigt dir hier alle Postfächer an, die du im Outlook eingerichtet hast. Dann auf Ok und die Mails sind schon verschoben in den neuen Ordner.

regeln und benachrichtigungen auswählen

 

 

 

 

 

 

Wenn du dich jetzt fragst, wie du siehst ob hier neue Mails vorhanden sind. Es wird dir angezeigt mit einer Nummer hinter dem Ordner. Das ist die Anzahl der neuen bzw. ungelesenen Mails in diesem Ordner.

newsletter anzeige neuer mails

 

 

Das war’s für heute. Wenn ihr noch Fragen habt könnt ihr mich jederzeit kontaktieren.

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